- SUBSISTEM
Subsistem sistem
informasi akuntansi terdiri dari 5 sistem, yaitu :
1. Sistem Pengeluaran (expenditure system)
Segala peristiwa yang berhubungan dengan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan, baik berupa barang ataupun jasa, baik pemasok dari luar maupun dari karyawan didalam perusahaan.
2. Sistem Pendapatan (revenue system)
Berhubungan dengan penjualan barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari mereka.
3. Sistem Produksi (production systeme)
Berhubungan dengan pengumpulan, penggunaan dan pengubahan bentuk suatu sumber ekonomi.
4. Sistem Manajemen Sumber Daya (resources management system)
Meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan manajemen dan pengendalian sumber daya seperti investasi dan aktiva tetap (fasilitas).
5. Sistem Buku Besar dan Laporan Keuangan (general ledger and financial accounting)
Berhubungan dengan transaksi keuangan dan ayat jurnal penyesuaian yang terjadi dalam siklus akuntasi.
1. Sistem Pengeluaran (expenditure system)
Segala peristiwa yang berhubungan dengan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan, baik berupa barang ataupun jasa, baik pemasok dari luar maupun dari karyawan didalam perusahaan.
2. Sistem Pendapatan (revenue system)
Berhubungan dengan penjualan barang atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari mereka.
3. Sistem Produksi (production systeme)
Berhubungan dengan pengumpulan, penggunaan dan pengubahan bentuk suatu sumber ekonomi.
4. Sistem Manajemen Sumber Daya (resources management system)
Meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan manajemen dan pengendalian sumber daya seperti investasi dan aktiva tetap (fasilitas).
5. Sistem Buku Besar dan Laporan Keuangan (general ledger and financial accounting)
Berhubungan dengan transaksi keuangan dan ayat jurnal penyesuaian yang terjadi dalam siklus akuntasi.
- IMPLEMENTASI
Dengan implementasi Billing System yang terkomputerisasi dan
terintegrasi maka diharapkan dapat memberikan kemudahan dalam melakukan
pencatatan, pengolahan data transaksi serta menyajikan informasi yang akurat
serta tepat waktu. Hal ini sangat memungkinkan karena billing system telah disusun
sedemikian rupa sehingga dapat menangani transaksi secara on-line, bahkan data
yang ada dapat digunakan untuk informasi tagihan rekening air minum lewat
telepon maupun transaksi on-line lewat ATM.
Tahap Pelaksanaan Pekerjaan
1. Tahap Persiapan:
1. Pembentukan Tim Penyusun.
2. Survey awal, yang mencakup inventarisasi sumber daya yang dimiliki, mempelajari aplikasi dan database yang sudah dimiliki, mempelajari manual dan kebijakan akuntansi perusahaan, inventarisasi permasalahan serta inventarisasi/ mempelajari informasi dan format laporan yang diinginkan.
3. Penyusunan spesifikasi aplikasi SIA.
4. Penyusunan uraian rinci pekerjaan dan skedul kerja.
5. Penyusunan TOR dan MoU.
Tahap Penyusunan Aplikasi SIA
1. Penyusunan struktur database.
2. Transfer data dari format database lama kepada struktur database yang baru.
3. Penyusunan program/aplikasi SIA yang meliputi perancangan output, formulir dan program/aplikasi.
4. Pengujian awal aplikasi SIA.
5. Penyesuaian kembali aplikasi SIA.
6. Penyusunan manual aplikasi SIA.
Tahap Uji Coba Penerapan Aplikasi SIA
1. Sosialisasi dan presentasi aplikasi SIA yang baru.
2. Pelatihan operator.
3. Simulasi penerapan aplikasi SIA.
4. Reorganisasi penyimpanan hard copy document.
5. Penyesuaian rancangan aplikasi SIA sehingga diperoleh aplikasi SIA yang siap untuk digunakan.
Tahap Penerapan Aplikasi SIA
1. Penerapan aplikasi SIA secara menyeluruh.
1. Penerapan aplikasi SIA secara menyeluruh.
Tahap Penyelesaian
1. Penyusunan laporan penyelesaian pekerjaan.
2. Pembahasan laporan penyelesaian pekerjaan dengan pejabat yang bertanggung jawab.
3. Pengesahan penggunaan aplikasi SIA.
Tahap Pemantauan dan Evaluasi
1. Pemantauan atas penerapan aplikasi SIA.
2. Penyesuaian rancangan aplikasi SIA sehingga diperoleh aplikasi SIA yang lebih baik dan lebih mudah digunakan.
Ruang lingkup SIA
Ruang Lingkup
1. Ruang lingkup Implementasi aplikasi Sikompak pada Bagian Akuntansi/Pembukuan meliputi pencatatan dan pengolahan data atas transaksi keuangan yang meliputi penjurnalan, posting hingga menghasilkan laporan keuangan perusahaan (General Ledger System).
2. Ruang lingkup Sistem Informasi Aktiva Tetap dan Persediaan terdiri dari mutasi penambahan dan pengurangan pada aktiva tetap dan persediaan serta perhitungan penyusutan dan nilai buku aktiva tetap.
3. Ruang Lingkup implementasi Billing System yang telah terkomputerisasi terdiri dari beberapa sub-sistem antara lain sub-sistem penyambungan baru, sub-sistem administrasi rekening, sub-sistem pelayanan pelanggan (customer service) dan sub-sistem penagihan dan penerimaan kas.
SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan.
- ANALISA (SPBU)
Perusahaan
mendapatkan stok barang dari pertamina yaitu depot cikampek,yang sebelumnya
uang disetorkan ke bank dengan jumlah yang sesuai dengan harga BBM yang akan
dipesan,yaitu untuk pemesannan BBM premium sebesar RP101.040.000, dengan jumlah
BBM bersubsidi yang didapat 16000L.Setelah penyetoran ke bank dengan nama akun
perusahaan yang sudah didaftarkan dibank dan pertamina(termasuk depot),maka
perusahaan mendapat LO/DO atau SO/SA.yaitu no antrian dan no pembelian BBM yang
terdaftar.
Setelah pembelian BBM,maka pihak
pertamina mengirimkan BBM ke SPBU dengan no SO/SA atau LO/DO yang sudah
diterima dari bank.Yang sebelumnya pihak SPBU memesan terlebih dulu via SMS
yang no handpone sudah didaftarkan di akun daftar no telpon SPBU planing.Pihak
pertamina melalui depot cikampek mengirimkan barang yaitu BBM Premium sebesar
16000 litrer dengan transportir mobil tanki yang sudah distandarkan dengan
keamanan dan tentunya membawa surat jalan dari pertamina dan sesuai no LO/DO
atau SO/SA.Namun ada sedikit masalah didalam pengiriman BBM ini.Karena memakai
tanki dan tentunya sopir bisa saja dalam pengiriman ada kecurangan meskipun
sudah tersegel asli dari pertamina.harusnya di pihak SPBU memkai system alat
untuk Pembonngkaran Tanki dengan mesin digital yang akan mengetahui langsung
saat BBM dari tanki masuk ke tanki pendam.meskipun system komputer sudah
dipakai namun masih ada kekurangan karena saat BBM masuk kedalam tanki tidak
langsung bisa terdeteksi dengan baik,maka dari itu disitu ada celah untuk
melakukan permainan dari sopir tanki atau pihak karyawan SPBU yang bekerjasama
dengan sopir tanki.
Untuk takaran harusnya dalam takaran
perpompa SPBU harusnya melakukan pengujian kuantitas setiap harinya untuk
mengetahui apakah takaran yang akan masuk ke pelanggan itu sesuai dengan yang
dibeli (kelebihan atau kekurangan) karena di SPBU belum ada System komputer
untuk mendeteksi penakaran kuantitas harusnya system deteksi takaran ini yang
dibuat.agar pelanggan tidak rugi dan perusahhaan juga tidak kebobolan karena
terkadang ukuran 1 liter bensin bisa lebih takarannya karena tidak
terkontrol,harusnya jika tidak ada system komputer yang memantau harusnya dari
pihak SPBU melakukan pengujian secara rutin.
Konsumen
SPBU harusnya menyediakan pelayanan
yang terbaik untuk pelanggan karena kenyamanan pelanggan itu sangatlah penting
dan utama dalam perusahaan penyedia jasa dan barang. Terlihat dari jumlah
operator SPBU yang kurang membuat panjangnya antrian yang membuat orang yang
mau membeli mengurungkan niatnya karena antrian terlalu panjang.Seharusnya
menyediakan operator dengan jumlah dan kapasitas yang dibutuhkan karena
mengingat jumlah transaksi yang tinggi,karena potensi SPBU ini cukup besar.
SUMBER :
